Hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử Mobil Office (gọi tắt là MO) là phần mềm sử dụng trên môi trường InterNet, thuận tiện cho công tác quản lý, điều hành trong các cơ quan, các tổ chức, các doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi – là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác cải cách hành chính, tiến tới xây dựng “công sở điện tử”, “doanh nghiệp điện tử”, …

Từ năm 2009, UBND tỉnh Hà Tĩnh đã có chủ trương về việc triển khai ứng dụng phần mềm MO ở tất cả các cơ quan nhà nước trên địa bản tỉnh. Từ đó đến nay, Sở Thông tin & Truyền thông – trực tiếp là Trung tâm Công nghệ thông tin & Truyền thông Hà Tĩnh đã tiến hành chuyển giao, cài đặt, tập huấn và triển khai cho các Sở, Ban ngành, huyện thị/thành trong tỉnh. Đến thời điểm tháng 9/2012, đã có 43 cơ quan nhà nước triển khai ứng dụng phần mềm, trong đó, khối Sở ban ngành cấp tỉnh: 21/21 đơn vị, đạt tỷ lệ: 100%; khối huyện, thị, thành phố: 12/12 đơn vị, đạt tỷ lệ: 100%; các Hội, đoàn thể và các cơ quan nhà nước khác: 10 cơ quan. Một số Sở, ngành đã triển khai MO xuống các đơn vị, phòng cấp dưới như Sở Thông tin Truyền thông, Sở KH&CN, Sở NN&PTNT, Sở Nội vụ, Thanh tra tỉnh, Liên đoàn lao động tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh; Các huyện, thị đã kết nối MO xuống xã, phường, thị trấn gồm: Thị xã Hồng Lĩnh, huyện Thạch Hà, huyện Cẩm Xuyên, huyện Can Lộc, huyện Nghi Xuân.

Sau hơn ba năm thực hiện chủ trương của UBND tỉnh về triển khai hệ thống MO, với các phiên bản được nâng cấp hằng năm, đã cho thấy hiệu quả đích thực trong công tác quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp trong các cơ quan. Tại bộ phận hành chính, văn thư đã tiết kiệm được một số lượng đáng kể giấy tờ, văn phòng phẩm, từng bước thay đổi thói quen từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử trong cán bộ, công chức. Thủ trưởng các cơ quan, dù có đi công tác trong nước hay nước ngoài, vẫn nắm bắt và điều hành công việc tại đơn vị, cơ quan mình. Mọi thông tin đến hoặc đi của đơn vị đều được lưu trữ, từ đó lãnh đạo có thể xử lý, điều hành, giao việc cấp dưới một cách thuận tiện, kịp thời và hoàn toàn Online trên mạng.

Điểm ưu việt nổi bật của hệ thống Văn phòng điện tử MO là ngoài việc giúp lãnh đạo các cơ quan đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm thiểu thời gian xử lý, còn đảm bảo cho lãnh đạo quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết các công việc, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách thủ tục hành chính.

Qua đánh giá bước đầu tại các cơ quan, đơn vị cho thấy khi triển khai Văn phòng điện tử MO đã giảm thiểu 35- 45% chi phí văn phòng phẩm, 10-20% nhân lực hoạt động; đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc, theo dõi quá trình xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và có tính minh bạch cao; phục vụ tốt hơn cho quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, giải quyết nhanh các thủ tục hành chính, phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp và người dân.

Sở TT&TT tổ chức tập huấn triển khai MO tai Lộc Hà

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hệ thống MO trên địa bàn tỉnh, vẫn còn gặp những khó khăn. Một số cơ quan, đơn vị vẫn còn chưa thực sự quan tâm đúng mức trong việc triển khai ứng dụng hệ thống, có những đơn vị mặc dù đã được cài đặt, tập huấn nhưng không ban hành quy chế để đưa vào vận hành, sử dụng chính thức. Bên cạnh đó, việc đầu tư hệ thống hạ tầng CNTT còn hạn chế, một số cơ quan vẫn còn đang sử dụng máy chủ đã quá cũ được trang bị từ năm 2005- 2006, hệ thống mạng LAN xuống cấp, công tác an toàn an ninh, backup dữ liệu chưa được quan tâm thường xuyên, dẫn đến việc phát huy tính hiệu quả của phần mềm chưa được như mong muốn.

Đề tiếp tục phát huy hiệu quả của hệ thống MO đã sử dụng ở các cơ quan, đơn vị và mở rộng hệ thống MO trên phạm vi toàn tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông đang tích cực thực hiện việc liên thông giữa các cơ quan đã sử dụng MO nhằm thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước theo chủ trương của UBND tỉnh; Đồng thời chỉ đạo Trung tâm CNTT&TT giúp các Sở ban ngành, huyện thị tiếp tục mở rộng MO xuống đơn vị cấp dưới, cấp xã, phường, thị trấn.

Hy vọng rằng, trong thời gian tới, cùng với sự quan tâm của các cấp, các ngành và sự tích cực triển khai của cơ quan chuyên môn, phần mềm Văn phòng điện tử di động M-Office tại Hà Tĩnh sẽ có những bước phát triển mới, phục vụ hiệu quả hơn nữa chương trình cải cách hành chính, tiến tới thực hiện thành công Đề án Chính phủ điện tử trên địa bàn tỉnh nhà./.

Phạm Báu (Sở TT&TT Hà Tĩnh)

Báo Hà Tĩnh